PMOとは、民間企業や行政機関が実施するプロジェクトの管理者であるPMをサポートする部門を指します。通常プロジェクトはPMが一人でマネジメントするケースが多いですが、規模が大きかったり関係者が多かったりする場合にはPMOがその管理業務を支援するのです。
そこで本記事では、PMOの概要やPMとの違い、PMOを導入するメリット・デメリットについて詳しく解説します。PMOはプロジェクトの進行や管理に役立つ部門ですので、プロジェクトを円滑に進めたい企業の担当者はぜひご覧ください。
目次
PMOとは
PMOとは、「Project Management Office」の略称であり、システム開発や新規事業の考案などさまざまな種類のプロジェクトを管理する部門を指します。
通常プロジェクトを管理するのはPM（Project Manager）ですが、プロジェクトが大規模だったり管理が複雑だったりする場合には対応しきれないケースが考えられます。そのような場合に、PMOが管理作業をサポートするのです。
PMOとPMの違い
PMOとPMは業務内容が似ていることから、混同されるケースが多いです。しかし、それぞれ役割が大きく異なりますので詳しく解説します。
まずPMとはプロジェクトの責任者を指し、関係者がうまく連携できるようにマネジメントします。プロジェクトの企画から進捗管理、完成した納品物の引き渡しまで担当しますので、プロジェクトを全体的に管理する役割といえるでしょう。
一方PMOは、PMを総合的にサポートする役割を果たします。さまざまな分野における業務をサポートするだけでなく、PMの目が届かない詳細な部分までチェックする必要がありますので細かいところに気が付くスキルが求められるのです。
PMOを導入するメリット
PMOを導入するメリットは、以下の通りです。
- PMの業務負担を軽減できる
- 業務効率の向上
- 業務品質の向上
- 内部事情の影響を受けにくい
それぞれ詳しく解説します。
PMの業務負担を軽減できる
PMOはPMを支援する部門なので、PMの業務への負担を軽減できます。小規模なプロジェクトではPMが一人で全体を管理するケースもありますが、規模が大きかったり複雑だったりする場合にはプロジェクトに関するあらゆる場面でPMへの負担が過大になる事態も考えられます。場合によっては、PMが離職したり体調不良で休職したりするケースもありえますので、プロジェクトが停滞しかねません。
このような事態を防ぐためにPMOがPMの業務をサポートしておけば、PMの業務負担を減らせるだけでなく、万が一の事態に備えてPMOが代わりにプロジェクトを管理することもできます。
つまり、PMOはPMの業務支援にとどまらず、プロジェクトが停滞したケースに備えた補完的業務も担っているといえるのです。
業務効率の向上
PMが一人でプロジェクトを管理する場合には、メンバーや社内の関係者全員をケアすることは難しいため業務効率が損なわれてしまうケースが考えられます。仮に人員のケアに集中したとしても、リソースの問題から進捗管理や取引先とのコミュニケーションなどに影響する恐れがあります。
そこでPMOがサポートすれば、PMがそのとき集中したい業務に専念できます。このようにPMのリソースの最適化が図れますので、業務の効率化が期待できるのです。
業務品質の向上
PMOを導入すれば、納品物の品質アップや納期の早期達成などのメリットも期待できます。プロジェクトは多くのメンバーや関係者が関わる複雑な業務ですので、全体のマネジメントができていないとそれぞれの人員が行うべき業務が把握できていなかったり必要な手順を失念したりするといった事態が考えられます。
そのようなトラブルを防ぐためにPMがプロジェクトを管理するわけですが、一人だけではプロジェクトの細かい部分まで確認しきれないケースも見られます。そこでPMOが業務をサポートして詳細までチェックしておき、より適切な業務管理を実現することで品質向上につなげられるのです。
内部事情の影響を受けにくい
PMOをコンサルティング会社などに外注すれば、社内事情に影響せずにスムーズにプロジェクトを進行させやすくなります。PMOを社内の人間に任せると、立場上の問題や社内風土から思うように指示が出せなくなるケースが考えられます。
そのような事態を避けるためにPMOを外部の人間に任せれば、プロジェクトの遂行に集中してPMの支援やプロジェクトの管理を行いやすくなるでしょう。
PMOを導入するデメリット
一方PMOの導入には、以下のようなデメリットが考えられます。
- 意見の対立が発生する可能性がある
- コミュニケーション不全が起きる可能性がある
- コストが発生する
それぞれ詳しく解説します。
意見の対立が発生する可能性がある
PMOはプロジェクトの管理業務を支援する部門であるため、PMと同様にさまざまな部門とコミュニケーションをとる必要があります。
しかし、部門や立場が異なることから意見が対立する可能性が懸念されるのです。
特にPMやPMOが関わるプロジェクトは、システム開発や新規事業の考案など重要な案件であるケースが多いので、それぞれの部門から出された意見が衝突するケースがよく見られます。
そのためPMOを選任する場合には、部門間の調整に長けたコミュニケーションスキルが高い人員を選ぶといいでしょう。
コミュニケーション不全が起きる可能性がある
大規模なプロジェクトでは、PMOはより多くの関係者とコミュニケーションをとる必要が出てきます。場合によっては、社内の人員だけでなく取引先など社外の関係者と交渉などを行うケースもあります。
このような場合にPMOが少ないと、さまざまな関係者と適切なコミュニケーションをとってプロジェクトの内容や進行に正確に反映させることが難しくなるため、コミュニケーション不全を起こしてしまう事態が懸念されます。
しかし、逆に多い場合でもPMO同士のコミュニケーションがうまくいかなかったり本来PMが行うべき意思決定などの重要業務をPMOが意図せずして行ってしまったりするなどのトラブルが起こりかねません。
そのため、プロジェクトの規模に合った適切な人数のPMOを配置することが求められるのです。
コストが発生する
PMOを導入する場合には、エンジニア以上のプログラミングスキルやあらゆる部門や関係者と適切にコミュニケーションをとれるスキルを持つ人材が必要です。PMOは直接開発業務などを行うわけではありませんが、エンジニアなどの開発に関わる部門を管理するために指導レベル以上のプログラミングスキルが求められます。
またPMOは取引先など外部の関係者と交渉するケースもあるため、高いコミュニケーションスキルも必要なのです。
このような人材を雇用する場合には、かなりの採用コストがかかることが見込まれるでしょう。さらに社内で育成する場合でもPMO専門のカリキュラムが必要となるため、育成コストが過大になることが予測されます。そのためPMOを導入する場合には、外注することをおすすめします。
PMOの役割
PMOの役割は、主に以下の3つに分類されます。
- PMOアドミニストレーター
- PMOエキスパート
- PMOマネージャー
それぞれの役割について詳しく解説します。
PMOアドミニストレーター
PMOアドミニストレーターとは、プロジェクトに関する事務業務を支援して社内プロセスを円滑化する役割を指します。主な業務として、プロジェクトに関するデータを収集して情報を共有する業務や会議のセッティング、メンバーの稼働状況の管理などを行います。
これらの業務は本来PMが行いますが、事務作業にかなりの負担がかかってしまい通常業務に支障が生じる恐れがあります。そこでPMOアドミニストレーターがサポートして、PMがプロジェクトの統括に集中できるように支援するのです。
PMOエキスパート
PMOエキスパートとは、プロジェクトにおいて働きやすい環境を整える役割を果たします。具体的には、プロジェクトの進捗を文書などに可視化したりプロジェクトに役立つツールを調達したりします。
またメンバーの教育や会社への定着を促す人材開発も行います。
このようにプロジェクト全体の環境を整備することで、納品物の成果向上や納期の遵守などに貢献するのです。
PMOマネージャー
PMOマネージャーとは、プロジェクト全体をマネジメントする役割であることから、PMに近い役職といえます。主にPMOをマネジメントする業務を担い、PMO組織戦略の考案や予算の管理、PMOメンバーの稼働管理および教育などを行います。
プロジェクトの規模や種類によってはPMOが大勢いるケースもあるため、そのような場合にはPMOマネージャーが必須といえるでしょう。
まとめ
PMOはプロジェクトの円滑な進行をサポートして、業務の効率化や成果物の品質向上などに役立つ部門です。
しかし、自社でPMOを選任する場合には、採用や育成にコストがかかってしまうリスクがあります。
また高いスキルを持っているPMOを探すことも困難であり、応募があっても優れた人材であることから条件の不一致などの理由から採用に至らないケースも見られます。
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